アプリ作成手順

紙やExcelでの日報管理に限界を感じていませんか？

「集計に毎月時間がかかる」「人によってフォーマットがバラバラ」「結局誰も読んでいない」――こうした悩みを抱える企業に支持されているのが、サイボウズ社が提供するkintone（キントーン）の日報アプリです。

kintoneを使えば、プログラミング不要で自社にぴったり合った日報アプリを作成でき、入力から集計・共有・承認までを一気通貫でデジタル化できます。

本記事では、kintone導入支援の現場で培った知見をもとに、kintone日報の作り方から業種別の項目例、運用を定着させるコツ、活用事例までを徹底解説します。「kintone日報を初めて検討する方」も「導入したけれど運用がうまくいかず悩んでいる方」も、本記事を読めば最適な解決策が見つかるはずです。

kintoneの日報アプリとは？まずは基本を整理

kintone（キントーン）とは？サイボウズの業務改善プラットフォーム

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型の業務改善プラットフォームです。プログラミングの知識がなくても、自社の業務に合わせた業務アプリ（顧客管理・案件管理・日報・申請書など）をドラッグ＆ドロップで簡単に作成できます。

導入社数は累計30,000社を超え、中小企業から大企業、自治体まで幅広く利用されています。なかでも「日報」はkintoneアプリストアの人気検索ワード上位の常連で、もっとも利用されているアプリの一つです。

日報アプリでできること（入力・集計・共有・承認）

kintoneの日報アプリでできることは、大きく次の4つに整理できます。

• 入力：PC・スマホ・タブレットから、いつでもどこでも日報を入力
• 集計：登録されたデータを自動でグラフ化・分析
• 共有：社内メンバー全員がリアルタイムで日報を閲覧・コメント
• 承認：ワークフロー機能で提出から承認までを電子化

紙のように回収する手間も、Excelのように集計でつまずくこともありません。日報を「書いて終わり」ではなく、「組織の資産」に変えられるのがkintoneの強みです。

紙・Excel・専用日報ツールとの違い【比較表】

最大の違いは「カスタマイズ性と他業務との連携」です。kintoneは日報だけでなく、顧客管理・案件管理・勤怠管理など複数の業務アプリを連携できるため、日報のデータを営業活動や経営判断に直接活かせます。

kintoneで日報を管理する7つのメリット

①フォーマットを統一して一元管理できる

紙やExcelで日報を運用していると、人によって書き方や項目がバラバラになりがちです。kintoneなら、決まったフォーマットに沿って入力するため、全社員が同じ形式でデータを蓄積できます。

フォーマットが揃うことで、上長による比較・分析もスムーズになり、組織全体の状況把握が格段に楽になります。

②スマホ・タブレットから外出先で入力できる

kintoneはクラウド型サービスのため、インターネット環境さえあればスマホ・タブレットから日報の入力・閲覧が可能です。

営業担当が訪問先で、現場スタッフが作業現場で、その場で日報を入力できるため、「帰社後の作業時間が短縮できた」「報告漏れがなくなった」といった声が多く聞かれます。

③コメント機能で双方向のフィードバックが取れる

kintoneには、レコード（日報1件）ごとにコメントを書き込める機能があります。

上司からのフィードバックやチーム内での助言を、その日報に紐づけて残せるため、「いつ・誰が・何にコメントしたか」が時系列で確認可能です。日報が単なる報告書ではなく、チームのコミュニケーションツールとしても機能します。

④グラフ機能で自動集計・見える化できる

kintoneでは、登録した日報データを自由な切り口で集計し、グラフとして自動的に表示できます。

たとえば、営業日報なら「担当者別の訪問件数」「月別の受注件数」、製造日報なら「ライン別の不具合発生件数」など、知りたい数字をワンクリックで可視化可能です。Excelでの集計に時間をかけていた業務が、ほぼゼロになります。

⑤ワークフロー機能で承認までペーパーレス化できる

kintoneには「プロセス管理」と呼ばれるワークフロー機能が標準搭載されています。

「日報を提出 → 上長が確認 → 承認」といった流れをアプリ内で完結できるため、紙のハンコ文化やメールでのやり取りから完全に脱却できます。承認はPC・スマホどちらからでも可能です。

⑥過去の日報を検索・再利用できる

kintoneに蓄積された日報は、キーワード検索や条件絞り込みで瞬時に呼び出せます。

「あの顧客との商談履歴」「先月の現場対応記録」など、紙やExcelでは探すのに時間がかかっていた情報も、kintoneなら数秒で確認可能。過去のデータが資産として活きるのが大きな魅力です。

⑦顧客管理・案件管理など他アプリと連携できる

kintoneの真価は、複数のアプリ間でデータを連携できる点にあります。

たとえば、顧客マスタアプリと日報アプリを「ルックアップ機能」で連携すれば、日報入力時に顧客名を選ぶだけで住所・電話番号などが自動入力されます。入力の手間が減るだけでなく、データの整合性も保たれます。

導入前に知っておきたいkintone日報の4つのデメリット

①標準機能だけでは物足りないケースがある

kintoneは汎用的なツールであるがゆえに、業務によっては標準機能だけでは細かな要件をカバーしきれないことがあります。

たとえば「日報の特定項目だけ別アプリに自動転記したい」「条件によって入力フォームを動的に変えたい」といった要望は、プラグインやJavaScriptカスタマイズが必要になる場合があります。

②ユーザー数が増えるとコストが膨らむ

kintoneは1ユーザーあたり月額制（ライトコース1,000円・スタンダードコース1,800円／税抜）のため、利用人数が増えるほどコストも増加します。

100名規模で導入すると年間100万円以上になるため、「全員に必要か」「派遣スタッフは別の入力フォーム経由でいいか」など、ライセンス設計を最初によく検討する必要があります。

③「使うこと」が目的化しやすい

これはkintoneに限った話ではありませんが、ツール導入そのものがゴールになってしまう失敗パターンがよくあります。

「kintoneを入れたのに業務が変わらない」「日報を書かせているだけで活用していない」という状態を避けるためには、導入前に「何のために日報を書くのか」という目的を明確にしておくことが不可欠です。

④運用ルールがないとデータが散らばる

kintoneは自由度が高い反面、運用ルールを決めずに使うとデータが各所に散らばってしまうリスクがあります。

「日報の部署を必ず入力する」「カテゴリ分けの方法を統一する」など、最低限のルールを最初に決め、全社で共有することが重要です。

kintoneで日報アプリを作る5ステップ

ここからは、kintoneで実際に日報アプリを作る手順を5ステップで解説します。基本的な日報アプリなら30分程度で作成可能です。

STEP1｜サンプルアプリ（テンプレート）から「日報」を選ぶ

kintoneにログインし、ポータル画面の「アプリ」セクションにある「+」ボタンをクリックします。

アプリ作成方法は次の3つから選べます。

• はじめから作成
• テンプレートから作成
• 他のアプリを再利用

初心者の場合は「テンプレートから作成」を選び、「日報」テンプレートを選択するのがおすすめです。基本的な項目が最初から用意されているため、ゼロから作るより圧倒的に早く始められます。

STEP2｜自社業務に合わせて項目をカスタマイズする

テンプレートをベースに、自社の業務に必要な項目を追加・編集します。一般的な日報項目は次の通りです。

• 日付
• 担当者
• 業務内容（複数行テキスト）
• 成果・実績（数値）
• 課題・所感
• 明日の予定
• 関連顧客（ルックアップ）
• 添付ファイル

不要な項目は削除し、必要な項目だけを残すのがポイント。入力負担を最小限にすることが、日報を継続させるコツです。

STEP3｜入力形式（フィールドタイプ）を設定する

各項目の入力形式（フィールドタイプ）を適切に設定しましょう。kintoneには28種類のパーツが用意されています。

• 業務内容 → 文字列（複数行）
• 訪問件数 → 数値
• 案件ステータス → ラジオボタン or ドロップダウン
• 日付 → 日付
• 写真添付 → 添付ファイル

入力者の使いやすさを意識して、ドロップダウンやチェックボックスを積極的に活用すると、入力時間を大幅に短縮できます。

STEP4｜アクセス権限・通知・プロセス管理を設定する

日報は機密情報を含むことも多いため、アクセス権限を慎重に設定しましょう。

• 一般社員：自分の日報のみ閲覧・編集可
• 上長：自部署の日報を閲覧可
• 経営層：全社の日報を閲覧可

さらに、プロセス管理機能で「提出 → 確認 → 承認」のワークフローを設定すれば、承認漏れも防げます。リマインダー通知を設定しておくと、未提出者を自動でフォロー可能です。

STEP5｜アプリを公開し、運用ルールを共有する

設定が完了したら「アプリを公開」ボタンをクリックして運用開始です。

ただし、公開しただけで終わりではありません。運用ルールを文書化し、全社員に共有することが定着のカギです。「いつまでに提出するか」「どのような内容を書くか」のガイドラインを示しておきましょう。

【業種・職種別】kintone日報の項目例とフォーマット例

「自社にはどんな項目が必要？」と迷う方のために、業種・職種別の日報項目例を具体的にご紹介します。自社に近い職種の項目をベースに、必要な項目を追加・削除するのがおすすめです。

営業日報の項目例

ポイントは「受注確度」と「次回アクション」を必ず入れること。日報を案件管理の起点として機能させることで、営業活動全体を見える化できます。

製造・工場日報の項目例

製造現場では「写真添付」が必須機能。タブレットで現場の状況を撮影し、その場で記録することで、品質不具合の共有がリアルタイムに行えます。

建設・運転日報の項目例

公用車や工事現場では「KY実施」「点検結果」など安全管理に関わる項目を入れることで、コンプライアンスとも両立できます。

介護・訪問看護の日報項目例

医療・介護分野では正確性が命です。「バイタルを数値型で記録」しておくと、後から推移をグラフ化でき、状態変化の早期発見に役立ちます。

エンジニア・技術職の業務日報項目例

エンジニアにとって日報は「工数管理」の役割が重要。プロジェクト別の工数集計に直結させると、見積精度の向上にもつながります。

店舗・接客業の日報項目例

店舗運営では「お客様の声」を蓄積することが大きな武器になります。経営層が現場のリアルタイムな声に触れることで、商品開発や接客改善のヒントが生まれます。

日報を「形骸化」させない運用のコツ5選

kintone日報の導入で最も多い失敗が「日報の形骸化」です。せっかく仕組みを作っても、書く側が義務感だけで埋め、読む側も流し見するだけ……という状態を避けるには、運用設計が欠かせません。

コツ①｜「書く側」のストレスを減らす

入力負担が大きいと、日報は確実に形骸化します。次の工夫で書く側の負担を軽減しましょう。

• 前日のレコードを複製して、当日分の入力を効率化
• ルックアップ機能で顧客情報を自動入力
• ドロップダウン・チェックボックスで選択式入力を増やす
• スマホアプリから音声入力で記入可能にする

「毎日5分以内で書ける日報」を目指して、UIを徹底的にシンプルにすることが重要です。

コツ②｜「読む側」が必ずリアクションを返す仕組みづくり

書いても誰も読まなければ、書く側のモチベーションは確実に下がります。

上長やマネージャーが「コメント機能で必ず一言返す」というルールを徹底するだけで、日報の質と量は大きく改善します。「いいね」機能を活用して気軽に反応するのも効果的です。

コツ③｜入力項目は最小限に、検索とフィルタで運用する

「あれもこれも書かせたい」と項目を増やすと、入力負担が増えて形骸化します。

必要最小限の項目に絞り、後から検索・絞り込み機能で必要な情報を取り出す運用にしましょう。項目数は7〜10個程度が目安です。

コツ④｜日報の目的をKPIに紐づける

「なぜ日報を書くのか」を明確にし、会社のKPIと連動させることで日報の価値が一気に高まります。

たとえば営業組織なら「訪問件数」「商談化率」など、日報のデータが直接KPIに反映される設計にすれば、現場も「書く意味」を実感できます。

コツ⑤｜経営層・管理職が率先して目を通す文化をつくる

最後にして最重要なのが、経営層・管理職が日報を読む文化を作ることです。

「社長が毎朝日報をチェックしている」と分かれば、現場の意識は自然と変わります。トップダウンの姿勢が、日報運用の成否を左右します。

kintone日報をさらに便利にするプラグイン・連携サービス

kintoneの標準機能でも十分使えますが、プラグインや連携サービスを使えばさらに業務効率が上がります。

カレンダー表示プラグインで進捗を可視化

メンバー全員の日報をカレンダー形式で表示できるプラグインを使えば、チーム全体の動きが一目瞭然になります。「誰がどの日に何をしたか」を視覚的に把握できるため、マネジメント業務が格段に楽になります。

リマインド通知で未提出者をゼロに

「日報を書き忘れる人」への対応に困っていませんか？

kintoneの標準通知機能やリマインダープラグインを使えば、未提出者に自動でアラートを送る仕組みが作れます。上長が個別に催促する手間がなくなり、提出率が改善します。

PrintCreator・RepotoneU・k-Reportなどの帳票出力サービス

「日報をPDFや紙の報告書として出力したい」というニーズには、PrintCreatorやRepotoneU、k-Reportなどの帳票出力サービスが便利です。

kintoneに登録した日報データから、綺麗にフォーマットされた報告書を自動生成できます。クライアント提出用の報告書もワンクリックで出力可能です。

FormBridgeやじぶんフォームでkintoneライセンス不要の入力フォームを作る

kintoneライセンスを持たない外部スタッフやアルバイトにも日報を書いてもらいたい場合、Webフォーム生成サービス「FormBridge」「じぶんフォーム」が役立ちます。

フォームから入力された情報は、リアルタイムでkintoneに登録されるため、ライセンス費用を抑えながら全員が日報を提出できる仕組みを構築できます。

AI・ChatGPT連携で日報の要約・自動分析

最新トレンドとして注目されているのが、ChatGPTなどのAIとkintoneを連携させる方法です。

• 日報を自動で要約してSlackやチャットツールに通知
• 多数の日報から共通の課題を抽出
• 営業日報から受注確度の高い案件を自動でピックアップ

AIが日報の「読む手間」を大幅に削減してくれるため、マネジメントの質と速度が劇的に向上します。

kintone日報の活用事例4選

事例①｜営業会社：訪問件数と商談内容の見える化で受注率アップ

ある営業会社では、kintoneで営業日報と顧客マスタを連携。日報入力時に顧客名を選ぶだけで、過去の取引履歴がすべて見えるようになりました。

その結果、「商談化から受注までの期間が平均2週間短縮」「受注率が約20％向上」といった成果につながっています。

事例②｜製造業：タブレット入力で品質不具合をリアルタイム共有

製造ラインから直接タブレットで入力した情報がkintoneに蓄積され、関連する不具合情報を瞬時に検索できるようになりました。

統一フォーマットの日誌により、ライン毎の不具合発生件数を可視化し、品質改善のPDCAサイクルを高速化できた事例です。

事例③｜自治体：年間約5,000枚の紙日報をペーパーレス化

ある自治体では、建設事務所を中心に公用車の運転日報を紙で管理しており、年間約5,000枚に及ぶ日報の回収・押印・保管が職員の負担になっていました。

kintoneと連携サービスを組み合わせることで完全ペーパーレス化を実現し、保管コスト・回収業務・転記ミスをすべて解消しました。

事例④｜中小企業：日報×顧客マスタ連携で入力工数を半減

ある中小企業では、顧客マスタと日報アプリを連携することで、毎回顧客情報を入力する手間が不要に。

ルックアップ機能で顧客情報が自動入力されるため、1件あたりの入力時間が約半分に短縮されました。

kintoneの料金プランと日報利用時の費用感

ライトコースとスタンダードコースの違い

kintoneには、主に2つの料金プランがあります。

日報のみで使うならライトコースでも十分ですが、プラグインや帳票出力サービスを使いたい場合はスタンダードコースが必須となります。

30日間の無料お試しで始められる

kintoneは30日間の無料お試しが用意されています。実際に日報アプリを作って試してから本契約できるため、リスクなく始められます。

一人あたり月額の目安と費用対効果

10名の組織でスタンダードコースを利用する場合、月額18,000円・年間216,000円程度がkintone本体の費用です。

これに「日報集計に費やしていた時間」「紙の印刷・保管コスト」「報告漏れによる機会損失」を加味すると、多くの企業で1年以内に投資回収できる計算になります。

kintone日報に関するよくある質問（FAQ）

Q1｜kintoneの日報テンプレートは無料で使える？

はい、無料で使えます。kintoneにはサンプルアプリ（テンプレート）が200種類以上用意されており、「日報」テンプレートもその一つです。kintone契約者は追加費用なしで利用可能です。

Q2｜kintoneライセンスがない外部スタッフにも日報を提出してもらえる？

はい、可能です。「FormBridge」「じぶんフォーム」などのWebフォーム生成サービスを使えば、kintoneライセンスを持たないスタッフでもWebフォーム経由で日報を提出できます。コストを抑えつつ全員参加型の日報運用が実現可能です。

Q3｜日報をExcelやPDFで出力できる？

はい、可能です。kintoneの標準機能でCSV・Excel形式でのデータエクスポートが可能です。きれいなフォーマットのPDF報告書として出力したい場合は、PrintCreatorやRepotoneU、k-Reportなどの帳票出力サービスを使うのがおすすめです。

Q4｜スマホアプリだけで日報の入力から確認まで完結できる？

はい、kintone公式のスマホアプリで入力・閲覧・コメント・承認まで一通り行えます。ただし、アプリの作成・編集はPCからのみ可能なため、運用開始後はスマホメインで業務を進められます。

Q5｜過去の日報データはどのくらい保存できる？

kintoneは1ユーザーあたり5GBのストレージ容量が割り当てられ、契約を継続する限りデータは永続的に保存されます。容量が不足した場合は追加購入も可能です。

まとめ｜kintoneで日報を「記録」から「資産」に変えよう

本記事では、kintone（キントーン）で日報を運用する方法を、メリット・デメリットから作り方、業種別の項目例、運用のコツまで網羅的に解説しました。

【本記事の要点】

• kintone日報は「フォーマット統一」「自動集計」「スマホ対応」で業務効率化を実現できる
• 業種・職種別に項目をカスタマイズすることが成功のポイント
• 形骸化させないために「書く側・読む側」両方の運用設計が必須
• プラグインやAI連携でさらに業務効率を高められる
• 自社だけでの構築が不安なら、専門家への相談がおすすめ

kintoneは「使い始めるのは簡単、使いこなすのは難しい」ツールです。日報を単なる記録ではなく、組織の意思決定を支える資産に変えるには、初期設計と運用ルール作りが何より大切です。

「自社に合う日報アプリの形を一緒に考えてほしい」「導入したけれど運用がうまくいかない」――そんなお悩みがあれば、kintone専門のEDSエンターテイメントにぜひご相談ください。