kintone基本機能

「aakintoneとNotionのデータベースは、何がどう違うの？」
「業務のデータ管理に使うなら、どちらを選べばいいのか分からない」

kintoneとNotionは、どちらも「ノーコードでデータを管理できるツール」としてよく比較されます。しかし実際に使ってみると、得意なことも、向いている業務も大きく異なります。見た目が似ているだけに、選び方を間違えると「せっかく導入したのに現場で使われない」「途中で別のツールに乗り換える羽目になった」というムダが起きやすいのが実情です。

本記事では、両者の違いを「機能の羅列」ではなく、そもそもの設計思想（何のために作られたツールか）から整理します。そのうえで、7つの観点での比較、料金、独自の判断フレーム、よくある失敗パターン、架空の活用事例までをわかりやすく解説します。読み終えるころには、自社がどちらを選ぶべきか（あるいは併用すべきか）がはっきりするはずです。

結論｜kintoneとNotionのデータベースの違いを一言でいうと？

結論から言うと、両者の最大の違いは「何を主役にしたデータベースか」という点にあります。

• kintone：「業務プロセス」を回すためのデータベース。1件1件の記録（レコード）を、承認・進捗・集計といった業務の流れにのせて管理することが得意です。
• Notion：「ドキュメント（文書・ナレッジ）」を主役にしたデータベース。文章・メモ・情報をページ単位で自由にまとめ、それを表やカレンダーとして整理することが得意です。

つまり、kintoneは「業務の仕組み（システム）を作るツール」、Notionは「情報を整理・共有するツール」と考えると、両者の性格の違いが一気に見えてきます。

同じ「データベース機能」という言葉を使っていても、目指しているゴールが違うため、比べるべきは「機能の多さ」ではなく「自社の使い方に合っているか」です。以下で、その違いを一つずつ掘り下げます。

そもそも“思想”が違う｜「業務プロセス起点」と「ドキュメント起点」

両者を正しく比べるには、まず「データベースという言葉が指すもの」が両者で違うことを理解する必要があります。

NotionのDBとは？（ドキュメント起点のデータベース）

Notionのデータベースは、「ページの集合」です。Notionではあらゆる情報が「ページ」という単位で作られ、そのページを表（テーブル）・ボード・カレンダー・ギャラリーなど複数の見せ方（ビュー）で並べ替えたものがデータベースです。1件のデータ（＝1ページ）の中に、文章・画像・チェックリスト、さらに別のデータベースまで自由に入れられるのが特徴です。ドキュメント作成の延長線上にデータ管理がある、というイメージです。

kintoneのアプリとは？（業務プロセス起点のデータベース）

一方kintoneのデータベースは「アプリ」と呼ばれます。アプリは、決まった入力項目（フィールド）を持つ「業務用の台帳」です。1件のデータ（＝1レコード）は、たとえば「1件の案件」「1件の問い合わせ」「1枚の日報」といった業務上の1単位を表します。そこにステータス（承認・進捗）を持たせて業務の流れを回したり、数値を自動集計してグラフ化したりできるのが強みです。文書作成ではなく、業務処理のための入れ物です。

【比較表】NotionのDBとkintoneのアプリは“名前が似て非なるもの”

💡ポイント

「Notionのデータベース」と「kintoneのアプリ」は、名前も見た目も似ていますが、成り立ちがまったく違います。この前提を押さえておくと、後の比較や選び方がスッと理解できます。

4象限マップで一発整理｜「情報の性質×業務の型」

「結局うちはどっち向き？」を判断するために、環境デジタルソリューション株式会社が整理したのが「4象限マップ」です。自社が扱う情報を、次の2つの軸で位置づけてみてください。

縦軸＝情報の性質（構造化か、非構造化か）

金額・日付・ステータスのように項目が決まっているものは構造化データ、議事録・マニュアル・アイデアメモのように形が決まっていないものは非構造化データです。

横軸＝業務の型（記録・共有か、プロセス・統制か）

ただ貯めて見られればよいのか（記録・共有）、それとも承認や締めなど“流れ”と“ルール”を回す必要があるのか（プロセス・統制）で分かれます。

4象限別「kintone向き・Notion向き・併用・要検討」

自社の主要業務がどの象限に多いかを見れば、“感覚”ではなく“位置づけ”でツールを選べます。

7つの観点で徹底比較

ここからは、実務でよく問われる7つの観点で両者を比較します。

特に判断を左右しやすいのが②同時編集・③権限・④集計の3点です。複数人で同じ資料を同時に編集したいならNotion、承認や部門別の閲覧制限といった“統制”を効かせたいならkintone、というように、この3点だけでも向き・不向きがはっきり分かれます。

⚠「機能の数」で選ぶと失敗しやすい

• 多機能＝自社向きとは限りません。使わない機能は運用の複雑さになるだけです。
• 比べるべきは「自社の主要業務が、どちらの得意領域に当てはまるか」です。

「自社の業務がどちらの得意領域に当てはまるか、判断に迷う」という場合は、専門家に一度相談してみるのが近道です。環境デジタルソリューション株式会社は、kintoneの導入設計から定着支援までを一貫してサポートしており、他ツールとの使い分けを含めた最適なご提案が可能です。

料金・費用の違い

料金は「1ユーザーあたりの月額」だけでなく、最低契約人数や“見えないコスト”まで含めて比べることが大切です。

kintoneの料金（ライト／スタンダード／ワイド）

kintone本体は3コースです（下表、税抜・1ユーザー月額）。プラグイン・API・JavaScript拡張を使うにはスタンダードコース以上が必要です。

初期費用は0円、スタンダードコースには30日間の無料お試しがあります。

Notionの料金（フリー／プラス／ビジネス／エンタープライズ）

Notionは4プランです（下表、米ドル・1ユーザー月額）。公式サイトはドル建て表示です。

kintoneは「10ユーザーからの契約」が基本のため、少人数だと1人あたりが割高に感じられます。一方Notionは1人からでも始められ、無料プランも実用的です。ただし権限管理や監査など“組織で統制する機能”は上位プランが前提になる点に注意が必要です。

“見えないコスト”に注意（権限設計・データ移行・ロックイン）

⚠“月額以外”にかかるコスト

• 権限・項目の設計コスト：誰がどこまで見られるかを決める初期設計の手間
• データ移行コスト：既存Excelや旧ツールからの移し替え作業
• ロックインのリスク：貯めたデータを後から他ツールへ移しにくい場合がある

上記の料金は2026年9月時点の各社公式サイト情報です。改定される可能性があるため、契約前に必ずkintone公式サイトおよびNotion公式サイトで最新情報をご確認ください。

どっちを選ぶ？「3つの質問」で決める

迷ったときは、次の3つの質問に答えるだけで方向性が見えてきます。

Q1.そのデータは「文書」か「台帳」か

議事録・マニュアル・企画メモのように“読む情報”が中心ならNotion。案件・請求・在庫のように“数える情報”が中心ならkintoneが向いています。

Q2.承認・進捗など“流れ”を回すか

申請から承認、受注から出荷といった業務の流れやステータス管理が必要ならkintone。流れの管理より情報の蓄積・共有が主目的ならNotionで十分です。

Q3.誰が作り、誰が保守するか

現場メンバーが自分たちで作り育てるならNotion。情シスや管理者が設計し、全社で統一ルールのもと運用するならkintoneが適しています。

3つのうち2つ以上が同じ方向を指したら、それが自社の第一候補です。

やりがちな失敗パターン4つ

選び方を誤ると、次のような“あるある失敗”に陥ります。環境デジタルソリューション株式会社が現場で見聞きするパターンを4つにまとめました。

失敗1：Notionで基幹業務まで管理してしまう
承認・権限・監査が必要な基幹業務をNotionで回そうとすると、細かな権限設定や統制が追いつかず破綻しがちです。統制が要る業務はkintone側に寄せましょう。

失敗2：kintoneでナレッジや議事録を管理しようとする
自由な文書づくりが苦手なkintoneに議事録やマニュアルを詰め込むと、結局WordやExcelとの二重管理に逆戻りします。文書はNotionに任せるのが得策です。

失敗3：なんとなく両方に同じデータを持たせる
明確な役割分担なく併用すると、同じ情報が両方に散らばり「どちらが最新か分からない」状態になります。“正”を置く場所を必ず1つに決めましょう。

失敗4：「無料だから」とNotionを全社展開する
無料・低単価は魅力ですが、権限・ゲスト管理・監査ログなどは上位プランが前提です。全社の統制要件を満たせるか、事前確認が必須です。

⚠失敗を防ぐ共通のコツ

• 「文書はNotion／業務はkintone」のように役割を先に決める
• データの“正本”を置く場所を1つに固定する
• 統制（権限・承認・監査）が要る業務は無理にNotionへ乗せない

【事例】3社に学ぶkintoneとNotionの使い分け

※以下の事例は、実際のkintone導入現場でよくある業務課題をもとに、環境デジタルソリューション株式会社が編集・再構成したものです。特定の企業・団体を示すものではありません。

事例1：Web制作会社C社（従業員20名）

課題：案件のナレッジ（提案資料・議事録）と進捗管理をすべてNotionで行っていたが、案件が増えると「どの案件が今どの工程か」「請求済みか」が一覧で追えず、集計にも手間取っていた。

対応：ナレッジ・ドキュメントはNotionに残しつつ、案件の進捗・請求・工数は“台帳”としてkintoneのアプリに切り出し、ステータス管理と月次集計を自動化した。

結果：「読む情報はNotion、数える情報はkintone」と役割を分けたことで、進捗の抜け漏れと集計作業が大きく減った。

事例2：小売チェーン本部D社（店舗15店・本部10名）

課題：店舗日報・在庫・クレーム記録をNotionで運用していたが、店長ごとにページの作り方がバラバラで、本部での横串集計ができなかった。店舗スタッフに見せたくない情報の切り分けも難しかった。

対応：日報・在庫・クレームは項目を固定したkintoneアプリに統一し、店舗別・期間別に自動集計。接客マニュアルや本部からのお知らせはNotionで整備した。

結果：数値は統一フォーマットで集計、読み物はNotionという分担で、報告のばらつきと権限管理の悩みが解消した。

事例3：不動産管理会社E社（従業員35名）

課題：物件情報・入居者対応・修繕依頼をExcelとNotionに分散管理。承認や対応期限の管理ができず、対応漏れが発生していた。

対応：修繕依頼・入居者対応は承認フローと期限リマインドを持つkintoneアプリへ集約。物件ごとの資料や社内ノウハウはNotionにまとめ、レコードからリンクで参照できるようにした。

結果：“流れ”が必要な業務はkintone、“蓄積”が中心の情報はNotionへ整理し、対応漏れが減り引き継ぎもスムーズになった。

結局は“併用”が現実解｜kintoneとNotionの役割分担

ここまで見てきたとおり、kintoneとNotionは「どちらか一方が優れている」という関係ではありません。多くの企業にとって現実的なのは、両者を対立させるのではなく役割分担させる使い方です。

• Notion：ナレッジ・マニュアル・議事録・ドキュメントの蓄積と共有
• kintone：案件・請求・在庫・申請など、承認や集計を伴う業務データの管理

ポイントは「同じデータを二重に持たない」こと。文書と業務データの境界を決め、必要に応じてkintoneのレコードからNotionのページへリンクする、といった“ゆるやかな連携”にとどめるのが、運用が破綻しないコツです。両者ともAPIを備えているため本格的なデータ連携も可能ですが、まずは役割分担から始めるのが安全です。

導入前チェックリスト

✅導入前チェックリスト

• 自社の主要データは「文書」中心か「台帳」中心か整理したか
• 承認・進捗・締めなど“流れ”を回す必要があるか洗い出したか
• 誰が作り、誰が保守するか（現場主導か管理者主導か）を決めたか
• 必要な権限（部門別・役職別の閲覧制限）の要件を書き出したか
• 4象限マップで自社の主要業務がどこに位置するか確認したか
• 併用する場合、データの“正本”を置く場所を1つに決めたか
• 月額以外の見えないコスト（設計・移行・ロックイン）を見積もったか

よくある質問（FAQ）

Q1.kintoneとNotionは併用できますか？

はい、併用できます。「文書・ナレッジはNotion、承認や集計を伴う業務データはkintone」と役割を分けるのが一般的です。両者ともAPIを備えており連携も可能ですが、まずは役割分担から始めると失敗しにくいです。

Q2.Notionのデータベースでkintoneの代わりになりますか？

情報の蓄積・共有が中心であれば、Notionのデータベースでも十分なケースがあります。ただし、承認フロー・細かな権限制御・複雑な集計といった“業務システム”としての要件が強い場合は、kintoneのほうが適しています。

Q3.少人数（10人未満）ならどちらが向いていますか？

kintoneはライト・スタンダードとも最小10ユーザーからの契約が基本のため、少人数だと割高に感じられることがあります。まず情報整理から始めたい少人数チームはNotion、業務の仕組み化を重視するならkintoneという判断が一つの目安です。

Q4.データの移行やロックインは心配ありませんか？

どちらもデータのエクスポート機能を備えていますが、作り込んだ画面や関連付けまでそのまま移せるわけではありません。将来の乗り換えも見据え、“正本”となるデータの持ち方や移行のしやすさを導入前に確認しておくと安心です。

Q5.セキュリティ・権限管理はどちらが強いですか？

アプリ・レコード・フィールド単位で標準から細かく権限を設定できるkintoneは、部門別・役職別の統制が求められる業務に強みがあります。Notionも権限管理は可能ですが、行レベルの細かな制御などは上位プランが中心です。

Q6.結局、自社に合うのはどちらか相談できますか？

はい。環境デジタルソリューション株式会社では、業務内容やデータの性質をうかがったうえで、kintone・Notionの使い分けや併用も含めた最適なプランをご提案しています。判断に迷う場合はお気軽にご相談ください。

まとめ｜kintoneとNotionは「対立」ではなく「役割分担」で考える

kintoneとNotionは、同じ“データベース”という言葉を使っていても、目指すゴールが違います。kintoneは業務プロセスを回すための業務システム、Notionは情報を整理・共有するためのドキュメントツールです。だからこそ、「どちらが優れているか」ではなく「自社のどの業務に、どちらの得意領域が合うか」で選ぶことが失敗しないコツです。

本記事で紹介した4象限マップと3つの質問を使えば、感覚ではなく根拠を持って判断できます。多くの企業では、文書はNotion・業務はkintoneという役割分担が現実的な最適解になります。

そして、「自社の場合はどう切り分ければいいのか」で迷ったら、専門家の伴走が近道です。環境デジタルソリューション株式会社は、kintoneの導入設計から定着まで一貫して支援し、他ツールとの使い分けもふまえた最適なご提案が可能です。