kintone活用事例

「同じ顧客名を、Excelにも見積書にも基幹システムにも打ち込んでいる」
「紙の伝票を見ながら、会計ソフトへ手入力し直している」

そんな二重入力（二度手間・転記作業）に悩む企業は少なくありません。サイボウズ社の調査によれば、転記作業だけで1日あたり平均1.5時間、社内で最も時間を消費する作業とされています。

ノーコードでデータを一元管理できるkintoneは、この二重入力を「入力そのものを減らす」方向で解消できるプラットフォームです。

本記事では、まず混同されがちな「①転記の二度手間」と「②同じデータの重複登録」の違いを整理したうえで、二重入力をなくす5つの機能、重複を防ぐ設定、料金、導入時に陥りがちな失敗パターンとチェックリストまで、実務目線で網羅的に解説します。

kintoneの「二重入力」には2つの意味がある｜二度手間と重複登録

「kintoneで二重入力をなくしたい」と一口に言っても、実は指している課題が2種類あります。ここを最初に切り分けておくと、選ぶべき機能がはっきりします。

転記による二重入力（＝二度手間）

同じ情報を別の場所へ何度も入力し直す状態です。たとえば「問い合わせメール→Excel→見積ソフト→会計ソフト」と、1件の案件情報を何度も打ち直すケース。

ミスの温床であり、時間の浪費でもあります。本記事のメインテーマはこちらです。

同じデータの重複登録（＝重複入力）

同じ顧客・同じ案件を誤って2件以上登録してしまう状態です。データがダブって集計が狂ったり、「どちらが最新か分からない」といった混乱を招きます。こちらはkintoneの重複禁止設定で防げます。

なぜ二重入力は起きるのか？よくある業務パターン

二重入力は「担当者がだらしないから」起きるのではありません。仕組み（データの持ち方）に原因があります。代表的なパターンを見てみましょう。

• ツールの分断
  受注はExcel、請求は会計ソフト、進捗はホワイトボード…と情報がバラバラで、橋渡しのたびに手入力が発生する
• 部署ごとの二重管理
  営業と製造が“それぞれの台帳”を持ち、同じ案件情報を各々入力している
• 紙・メールが起点
  問い合わせや伝票が紙やメールで届き、誰かが必ずシステムへ打ち直している
• マスタがない
  顧客名・商品名の“正”が決まっておらず、毎回ゼロから入力している

💡一次情報：転記作業は1日平均1.5時間

サイボウズ社が公開するROIシミュレーションでは、「顧客情報を見積書に転記する」「紙からExcelに転記する」といった転記作業の平均は1日あたり1.5時間とされています。

仮に時給1,900円・10名で換算すると、月あたり約57万円分の工数が転記に消えている計算です。二重入力の解消は、それだけで大きなコスト削減につながります。

kintoneで二重入力をなくす5つの機能

ここからが本題です。kintoneには、転記の二度手間を入力そのものを消す方向で解消する機能が揃っています。標準機能だけでも多くが実現でき、足りない部分は連携サービスで補います。

①ルックアップ：マスタから自動取得

kintoneのルックアップは、別アプリに登録済みの情報を、キーを選ぶだけで自動でコピーしてくる標準機能です。たとえば「顧客マスタ」を用意しておけば、受注アプリで顧客コードを選ぶだけで、会社名・住所・担当者・電話番号が一括で自動入力されます。住所や社名を毎回打ち直す二重入力が、根本からなくなります。

②関連レコード一覧：再入力なしで参照

ルックアップが“コピーして取り込む”のに対し、関連レコード一覧は別アプリのデータをそのまま呼び出して一覧表示する機能です。たとえば顧客レコードを開くと、その顧客の過去の受注履歴が自動で並びます。履歴を別台帳に転記する必要がなく、参照のための二重入力がなくなります。

③Webフォーム連携：顧客の入力をそのままデータ化

問い合わせや申込みを外部フォームで受け、その内容をkintoneへ自動登録すれば、「届いたメールを見ながらシステムに打ち込む」作業が丸ごと消えます。トヨクモ社のフォームブリッジ（FormBridge）などの連携サービスを使うと、顧客が入力した瞬間にレコード化され、入力の起点そのものを自動化できます。

④CSV／API連携：基幹システム・会計ソフトと同期

kintoneはCSV／Excelの読み込み・書き出しに対応し、さらにRESTAPIで外部システムと双方向連携できます。既存の基幹システムや会計ソフトと定期的にデータをやり取りすれば、「片方に入れたらもう片方にも手入力」という二重管理を自動化できます。まずはCSVでの定期取り込みから始め、頻度が高い連携はAPIやiPaaSツールで自動化する、という段階的な進め方が現実的です。

⑤帳票出力：見積書・請求書への転記をゼロに

kintoneに貯めたデータを、そのまま見積書・請求書・納品書のPDFとして出力できます。帳票出力プラグインを使えば、レコードのデータをテンプレートに差し込むだけで書類が完成。「システムに入力→別途Wordで書類を作り直す」という最後の二重入力もなくせます。

⚠注意：外部連携・プラグインはスタンダードコース以上

• プラグインや外部サービス連携（API連携）は、スタンダードコース以上で利用できます。
• ライトコースは標準機能のみのため、③〜⑤のフォーム連携・帳票・API連携を使う場合はコース選定に注意しましょう。
• ①ルックアップ・②関連レコードは全コースで利用できます。

「重複レコード」を防ぐ設定方法

ここからは冒頭で切り分けた②重複登録（重複入力）への対策です。kintoneは標準機能で重複を防げます。

各フィールドの設定にある「値の重複を禁止する」にチェックを入れると、同じ値のレコードを新規登録・更新できなくなります。たとえば「顧客コード」や「メールアドレス」を重複禁止にしておけば、同じ顧客を二重に登録するミスをシステム側で自動的にブロックできます。

⚠注意：顧客名など“重複しうる項目”をキーにしない

「顧客名」は同姓同名や表記ゆれ（株式会社の有無など）で重複しうるため、これを重複禁止キーにすると運用が破綻します。重複禁止のキーには、顧客コード・メールアドレス・管理番号など“必ず一意になる項目”を使うのが鉄則です。

なお2024年8月のアップデートで、参照先フィールドの重複禁止設定の有無にかかわらず、ルックアップフィールドをファイル読み込みの対象に指定できるようになりました。CSV一括更新の運用がしやすくなっています。

【事例】kintoneで二重入力を解消した企業の取り組み

※以下の事例は、実際のkintone導入現場でよくある業務課題をもとに、EDSエンターテインメント（環境デジタルソリューション株式会社）が編集・再構成したものです。特定の企業・団体を示すものではありません。

事例1：金属加工業A社（従業員18名）のケース

A社では、受注が入るたびに営業がExcel台帳へ入力し、製造部が別の生産管理表へ同じ内容を再入力、出荷後には事務が会計ソフトへ三たび入力していました。1件の受注が3回打ち直される状態で、月末には「Excelと会計ソフトの金額が合わない」照合作業に半日を費やしていました。

kintoneで受注アプリを起点に、顧客情報はルックアップで自動取得、製造部は関連レコードで受注内容を参照（再入力ゼロ）、請求は帳票出力でPDF化する仕組みに切り替えたところ、受注1件あたりの入力時間が大幅に短縮されました。転記由来の金額ミスがなくなり、月末照合の半日作業も解消。担当者からは「同じことを何度も打つストレスが消えた」という声が上がっています。

事例2：卸売業B社（従業員12名）のケース

取引先ごとに担当者がExcelで受発注を管理していたB社では、同じ取引先を別表記で二重登録してしまい、売上集計が実態と合わないことが課題でした。担当者が不在の際に、既存顧客を新規として登録し直すケースも起きていました。

顧客マスタを1つに統一し、取引先コードに「値の重複を禁止する」を設定、各アプリはルックアップでマスタを参照する運用に変更したところ、重複登録が発生しなくなり、集計の信頼性が回復しました。表記ゆれもなくなり、担当者が変わってもデータがぶれない体制が整っています。

二重入力の解消でよくある失敗パターンと対策

①ルックアップは「取得時点の値を保持」する

ルックアップは取得したその瞬間の値をコピーする仕様です。後からマスタ側（例：顧客の住所）を変更しても、既存レコードには自動反映されません。マスタ更新を反映したい場合は、一括更新の運用ルールを決めるか、ルックアップ自動更新プラグイン等での対応を検討しましょう。

②一意キーを設計せずに作り始める

顧客コードや管理番号といった一意キーを決めないまま運用を始めると、後から重複禁止もルックアップも効かせにくくなります。最初にキー項目を設計することが、二重入力対策の土台です。

③現場のExcelを一気に廃止して定着しない

使い慣れたExcelをいきなり全廃すると、現場が混乱し逆に二重管理が増えることもあります。まずCSV連携で共存させ、段階的に移行するほうが定着します。

導入前に確認したいチェックリスト

✅導入前チェックリスト

• どの情報を、どこへ、何回入力しているか（業務フロー）を書き出したか
• 一意キー（顧客コード・管理番号など）を設計し、重複禁止を設定したか
• マスタ（顧客・商品など）を1つに統一し、ルックアップの参照元にしたか
• フォーム連携・帳票・API連携に必要なコース要件（スタンダード以上）を確認したか
• ルックアップの「取得時点保持」を踏まえたマスタ更新の運用ルールを決めたか
• 既存Excelからの移行方法（CSV取り込み）と移行スケジュールを決めたか

kintoneの料金プランと二重入力対策にかかる費用感

kintone本体の料金プランは、ライト・スタンダード・ワイドの3コースに分かれています。ルックアップ・関連レコード・重複禁止・CSV読み込みといった標準機能は、どのコースでも追加料金なしで使えます。

一方、外部フォーム連携・帳票出力・API連携などのプラグイン／連携サービスは、スタンダードコース以上が前提です。

初期費用は無料、1か月から契約可能です。年額契約の場合は1ユーザーあたりライト12,000円／スタンダード21,600円／ワイド36,000円（税抜）。

プラグインや連携サービスの費用は各サービス提供元により別途発生します。料金は改定される可能性があるため、契約前に必ずkintone公式サイトで最新情報をご確認ください。

よくある質問（FAQ）

Q1.「二重入力」と「重複入力」は何が違いますか？

「二重入力（二度手間）」は同じ情報を複数の場所へ入力し直すこと、「重複入力（重複登録）」は同じデータを2件以上登録してしまうことを指します。前者はルックアップや連携で、後者は「値の重複を禁止する」設定で対策します。

Q2.プログラミングなしで二重入力をなくせますか？

はい。ルックアップ・関連レコード・重複禁止設定・CSV読み込みはすべてノーコードの標準機能です。外部フォームや帳票も、対応する連携サービスを使えばコードを書かずに設定できます。

Q3.ルックアップと関連レコード一覧はどう使い分けますか？

「値を取り込んで自分のレコードに保存したい」ときはルックアップ、「別アプリのデータを参照・一覧表示したいだけ」のときは関連レコード一覧が適しています。両者を組み合わせるケースも多くあります。

Q4.マスタを更新したら、過去のレコードにも反映されますか？

ルックアップは取得時点の値を保持する仕様のため、自動では反映されません。一括更新やプラグインでの対応が必要です。運用ルールを決めておくことが重要です。

Q5.既存のExcelデータはそのまま取り込めますか？

CSV形式に整えればkintoneへ読み込めます。列とフィールドを対応させて取り込むだけなので、これまで蓄積したデータを活かして移行できます。

Q6.まず何から始めればよいですか？

「どの情報を、どこへ、何回入力しているか」を書き出す業務フローの棚卸しが第一歩です。一意キー（顧客コード等）とマスタを設計してから、ルックアップで一番手間な転記を消すのがおすすめです。

まとめ｜二重入力の解消は「入力を消す設計」から

kintoneでの二重入力の解消は、一意キーとマスタを最初に設計し、どの入力を消せるかを見極めることが成功の鍵です。

ルックアップと関連レコードで転記を消し、フォーム・CSV・API連携で外部との二重管理をなくし、帳票出力で書類作成の手戻りも解消。重複登録は「値の重複を禁止する」設定で防げます。

標準機能でできる範囲とプラグインが必要な範囲を正しく切り分ければ、毎日1.5時間の転記を大きく減らせます。

とはいえ、「自社のどの作業から自動化できるか分からない」「キーやマスタの設計に自信がない」という声も少なくありません。そんなときは、専門家に相談しながら進めるのが近道です。

EDSエンターテインメント（環境デジタルソリューション）は、島根県松江市を拠点に全国対応で、業務フローの棚卸しから設計・アプリ構築・現場定着までを伴走支援しています。kintoneの導入相談・お見積りは無料ですので、お気軽にお問い合わせください。