アプリ作成手順

社内のパソコンや工具、什器（じゅうき）といった備品の管理を、Excelや紙の台帳で行っている企業は今も少なくありません。しかし「どこに何があるか分からない」「誰が借りているか分からない」「棚卸のたびに半日かかる」といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

kintone（キントーン）は、こうした備品管理の課題をノーコードで解決できるクラウド型の業務改善プラットフォームです。本記事では、kintoneで備品管理を行うメリットから、実際のアプリの作り方、公式サンプルアプリやQRコードを使った効率化の方法、導入時に陥りやすい失敗パターンまで、これからkintoneで備品管理を始めたい方に向けて分かりやすく解説します。

kintoneの「備品管理」とは？在庫管理との違いを整理

「kintoneで備品管理をしたい」と検索する方の多くが、実は「在庫管理（商品・商材の管理）」の話と混同してしまうケースが見られます。まずは、備品管理が具体的に何を指すのかを整理しておきましょう。

備品管理とは、企業や組織が業務のために保有している「モノ」を、誰が・いつ・どこで使っているかを把握し、適正な状態で維持管理することを指します。販売目的の商品ではなく、社内で繰り返し使用する資産が対象になる点が特徴です。

備品管理が対象とする「モノ」の具体例（PC・什器・工具など）

kintoneで備品管理の対象となる「モノ」には、次のようなものが挙げられます。

• パソコン・タブレット・スマートフォンなどのIT機器
• デスク・チェア・キャビネットといった什器
• ドライバーや測定器などの工具・治具
• プロジェクターやカメラといった備品類
• 社用車やレンタル機材

これらは購入後も長期間にわたって使い続けることが前提となるため、「誰が今使っているか」「次にいつ返却されるか」といった貸出・返却の状況管理が重要な業務になります。

在庫管理（商品・商材の管理）との違い

一方で、在庫管理は販売や製造のために保有する商品・原材料を対象とし、入庫・出庫の数量を管理して「在庫切れを防ぐ」ことが主な目的です。備品管理と在庫管理は似て見えますが、目的や管理のポイントが異なります。

kintoneで備品管理を行う5つのメリット

kintoneで備品管理を行うことで、紙やExcelでの管理にはなかった次のようなメリットが得られます。

台帳が一元化され、クラウドでどこからでも確認できる

これまで部署や拠点ごとに分かれていたExcelの台帳をkintoneに一元化することで、誰でも同じ最新情報を確認できるようになります。クラウドサービスのため、外出先や他拠点からでもブラウザやスマートフォンでアクセスできます。

貸出・返却の履歴が自動で残り、所在が一目でわかる

貸出・返却管理アプリにレコードを登録するだけで、いつ・誰が・どの備品を借りているかが自動的に履歴として蓄積されます。口頭やメモでのやり取りがなくなり、備品の所在を巡るトラブルを防ぎやすくなります。

QRコード・バーコードで現物管理の手間を削減できる

備品本体にQRコードやバーコードのラベルを貼っておけば、スマートフォンのカメラで読み取るだけで該当のレコードを呼び出せます。手入力や台帳との照合作業が減り、入力ミスも抑えられます。

棚卸（現物確認）の作業時間を大幅に短縮できる

紙の台帳では、現物を1点ずつ目視で確認し、あとから台帳に転記する作業が発生します。kintoneであれば、モバイル端末でその場にデータを直接入力・更新できるため、転記作業そのものが不要になります。

低コストでスモールスタートできる

kintoneは1ユーザーあたり月額1,000円から利用できるため、まずは総務部門など一部のメンバーだけで備品管理アプリを試験的に運用し、効果を確認してから対象範囲を広げていく、という段階的な導入が可能です。

💡ポイント

kintoneはライトコース・スタンダードコースともに最低10ユーザーからの契約が必要です。少人数のチームでも、まずは備品管理に関わる担当者だけで契約し、運用しながら対象を拡大していく進め方がおすすめです。

kintoneで備品管理アプリを作る方法【4ステップ】

kintoneで備品管理の仕組みを構築する場合、基本的には「備品マスタアプリ」と「貸出・返却管理アプリ」の2つを軸に設計します。ここでは、標準機能だけで備品管理アプリを作成する手順を4つのステップで解説します。

ステップ1：備品マスタアプリを作成する

備品マスタアプリは、社内にある備品の基本情報を一元管理するデータベースの役割を担います。

kintoneのトップページから「アプリ」エリアの「＋」ボタンを押し、「はじめから作成」を選択してアプリを作成しましょう。

ステップ2：貸出・返却管理アプリを作成する

次に、備品の貸出・返却を記録するアプリを作成します。備品マスタアプリの「備品名」をルックアップ機能で呼び出すことで、入力の手間とミスを減らせます。

ステップ3：プロセス管理で申請・承認ワークフローを設定する

高額な備品や台数が限られた機材については、貸出前に上長の承認を必須にしたいケースもあるでしょう。kintoneのプロセス管理機能を使えば、「申請→上長承認→貸出」というワークフローをノーコードで設定できます。プログラミングの知識がなくても、画面上の設定だけで承認経路を組み立てられる点がkintoneの大きな特長です。

ステップ4：一覧・グラフで備品の状況を可視化する

最後に、一覧画面の表示設定やグラフ機能を使って、「現在貸出中の備品一覧」「カテゴリ別の保有数」などを可視化しておきましょう。条件を指定したビューを作成しておくことで、ステータスが「貸出中」のレコードだけを一覧表示するといった使い方も可能です。

⚠注意

備品番号や管理コードは、必ず「値の重複を禁止」に設定しましょう。重複を許可してしまうと、同じ番号の備品が複数登録され、QRコードやバーコードで読み取った際に誤った備品の情報が表示されるトラブルにつながります。

もっと簡単に始めるなら｜公式サンプルアプリとプラグインの活用

一から備品管理アプリを設計するのが難しいと感じる場合は、kintoneが公式に提供しているサンプルアプリを活用するのがおすすめです。

公式サンプルアプリ（備品在庫管理、機器管理パック等）

kintoneのアプリストアには、備品管理に役立つサンプルアプリが複数用意されています。

これらはすべて無料で追加でき、そのまま使うこともデザインや項目を変更してカスタマイズすることも可能です。まずはサンプルアプリを追加してみて、自社の運用に合わせて項目を調整していくとよいでしょう。

QRコード・バーコードを使った貸出管理の効率化ツール

標準機能だけでも備品管理は可能ですが、スタンダードコース以上を契約している場合は、外部の連携サービスを組み合わせることでさらに効率化できます。

例えば、トヨクモ株式会社が提供する「PrintCreator（プリントクリエイター）」は、kintoneに登録した備品情報をもとに、QRコードやバーコードを挿入したラベル・帳票をワンクリックで出力できる連携サービスです。30日間の無料お試し期間が用意されているため、まずは試験的に使用感を確認してみるとよいでしょう。

kintoneで備品管理を始める際の注意点・よくある失敗パターン

便利なkintoneですが、設計や運用のルールを決めずに導入すると、思ったような効果が得られないこともあります。ここでは、備品管理アプリの導入でよく見られる失敗パターンを紹介します。

運用ルールを決めずに導入してしまう

アプリを作っただけで、「誰が・いつ・どのタイミングで登録するか」というルールを決めていないと、データの更新が滞り、台帳としての信頼性が失われてしまいます。導入時には、入力担当者や更新のタイミングを明確に決めておきましょう。

項目を盛り込みすぎて現場で使われなくなる

管理項目を充実させようとするあまり、入力項目が増えすぎてしまうと、現場での入力が後回しにされがちです。最初はステータス管理に必要な最小限の項目から始め、運用しながら必要な項目を追加していく方が定着しやすくなります。

複数拠点・複数部署でルールが統一されていない

拠点や部署ごとに備品の呼び方や保管場所の表記がバラバラだと、検索や集計の精度が下がってしまいます。複数拠点で運用する場合は、カテゴリ名や保管場所の表記ルールを事前に統一しておくことが重要です。

導入前に確認したい！備品管理アプリ導入チェックリスト

備品管理アプリの構築に着手する前に、以下の項目を確認しておくと、手戻りの少ないスムーズな導入につながります。

• 管理対象とする備品の種類と範囲を決めているか
• 備品番号や管理コードの命名ルールを統一しているか
• 貸出・返却のワークフロー（承認が必要かどうか）を整理しているか
• 複数拠点がある場合、保管場所の表記ルールを統一しているか
• QRコード・バーコードを使うかどうか、運用イメージを固めているか
• 入力担当者と更新タイミングを決めているか
• 既存のExcel台帳やリストをkintoneに移行する手順を検討しているか

kintoneで備品管理を構築した活用イメージ（モデルケース）

※以下の事例は、実際のkintone導入現場でよくある業務課題をもとに、EDSエンターテインメント（環境デジタルソリューション株式会社）が編集・再構成したものです。特定の企業・団体を示すものではありません。

導入前の課題

この会社では、現場で使う測定器や電動工具を各拠点の倉庫でExcel台帳によって管理していました。しかし、現場ごとに台帳の更新タイミングがバラバラで、本社で「今どの工具が空いているか」を把握できず、必要な工具をその都度新たに購入してしまうという無駄が発生していました。

kintoneでの構築内容

そこで、備品マスタアプリと貸出・返却管理アプリをkintoneで構築。工具にQRコードのラベルを貼付し、現場の担当者がスマートフォンでQRコードを読み取るだけで貸出・返却を登録できる仕組みにしました。また、高額な測定器についてはプロセス管理機能を使って、貸出前に拠点責任者の承認を必須にするフローを設定しています。

期待される効果

このような仕組みを構築することで、本社・各拠点のどこからでも工具の所在をリアルタイムに確認できるようになり、現場間での工具の使い回しがしやすくなります。また、台帳への転記作業が不要になることで、現場担当者の事務作業の負担軽減にもつながると考えられます。

kintoneの備品管理に関するよくある質問（FAQ）

Q1.kintoneの備品管理と在庫管理は何が違うのですか？

備品管理はPCや工具など社内で繰り返し使用する資産の「貸出・返却・所在」を管理することが目的です。一方、在庫管理は販売用の商品や原材料の「数量」を管理し、発注タイミングを判断することが目的という違いがあります。

Q2.kintoneの備品管理アプリは無料で使えますか？

kintone本体はライトコースで1ユーザーあたり月額1,000円（税抜）から、最低10ユーザーからの契約が必要です。公式サンプルアプリ自体は追加費用なく利用できますが、QRコード出力などの外部連携サービスを使う場合は、別途その連携サービスの利用料がかかります。

Q3.QRコードやバーコードを使うには別途費用がかかりますか？

kintoneの標準機能だけでQRコードやバーコードを生成・出力することはできないため、PrintCreatorなどの連携サービスを利用するのが一般的です。連携サービスの利用には、kintoneのスタンダードコース以上の契約が必要になる場合があります。

Q4.スマホだけで備品の貸出・返却を登録できますか？

はい。kintoneはスマートフォンのブラウザやアプリからアクセスできるため、外出先や現場からでも貸出・返却の登録が可能です。QRコードと組み合わせれば、カメラで読み取るだけで該当のレコードを呼び出せます。

Q5.拠点が複数ある場合、どのように管理すればよいですか？

保管場所やカテゴリの表記ルールを拠点間で統一したうえで、1つのアプリに全拠点のデータを集約する方法がおすすめです。アクセス権の設定により、拠点ごとに編集できるレコードを制限することも可能です。

Q6.備品管理アプリの構築は自社で対応できますか？

kintoneはノーコードで設定できるため、シンプルな備品管理であれば自社内製も十分可能です。ただし、複数アプリの連携やプロセス管理の設計など、運用ルールの整理に不安がある場合は、導入支援の専門会社に相談すると安心です。

まとめ｜kintoneの備品管理導入は専門家への相談もおすすめ

kintoneを活用した備品管理は、台帳の一元化・貸出履歴の可視化・QRコードによる現物管理の効率化など、紙やExcelでの管理にはない多くのメリットがあります。一方で、運用ルールの設計や項目の取捨選択を誤ると、現場に定着せずに終わってしまうケースもあるため、最初の設計段階が非常に重要です。

「自社に合った備品管理アプリをどう設計すればよいか分からない」「複数拠点での運用ルールを整理したい」といった場合は、kintoneの導入支援・伴走支援の実績がある専門会社に相談することで、スムーズな導入と定着が期待できます。