アプリ作成手順

「見積書の作成に時間がかかる」
「Excelで管理しているうちに最新版がどれか分からなくなる」

kintone（キントーン）を使えば、こうした見積管理の悩みをノーコードで解消できます。本記事では、kintoneでの見積管理アプリの作り方から、承認フロー、請求書との連携、実務でよくある失敗パターンまで、導入担当者が押さえておくべきポイントを網羅的に解説します。

kintoneの見積管理とは？Excel・専用ソフトとの違い

kintoneの見積管理とは、見積書の作成・保存・進捗管理・承認・関連書類との連携までを、kintoneアプリ上で一元的に行う業務スタイルを指します。顧客情報や商品情報をアプリ同士で連携させることで、転記の手間や入力ミスを減らしながら、誰が・いつ・どの見積を出したかをリアルタイムで把握できるようになります。

見積管理の方法には主に「Excel」「専用の見積・販売管理ソフト」「kintone」の3つがありますが、それぞれ得意・不得意が異なります。

特に中小企業の現場では、担当者ごとに見積書のフォーマットが微妙に異なっていたり、

「備品管理」と「見積管理」のように似て非なる業務を同じアプリで管理してしまい、後から情報が混在するケースも少なくありません。見積管理アプリは、あくまで「これから受注するかもしれない金額の提示・交渉記録」を扱うアプリとして、案件管理や請求書管理とは目的を分けて設計することが重要です。

kintoneで見積管理を行う4つのメリット

①見積状況をリアルタイムに一元管理できる

誰が・どの顧客に・いくらの見積を出しているかを一覧画面ですぐに確認できます。担当者が不在でも、他のメンバーが状況を把握して顧客対応を引き継げます。

②ルックアップ機能で入力ミス・二重入力を防止できる

商品マスタや顧客管理アプリから情報を参照（ルックアップ）することで、単価や顧客名を手入力する必要がなくなり、転記ミスや表記ゆれを防げます。

③承認フローを電子化し、稟議のスピードを上げられる

標準機能の「プロセス管理」を使えば、上長承認が必要な見積を自動でフロー化できます。押印や紙の回覧が不要になり、外出先からスマートフォンで承認することも可能です。

④見積から請求書まで、他アプリとノーコードで連携できる

「アクション機能」を使うと、承認済みの見積レコードの内容をそのまま請求書アプリへ転記できます。二重入力の手間がなくなり、見積〜請求までの一連の流れをkintone内で完結できます。

kintoneで見積管理アプリを作る2つの方法

kintoneで見積管理アプリを構築する方法は、大きく分けて「サンプルアプリを活用する方法」と「自社の業務に合わせてゼロから設計する方法」の2通りがあります。まずは自社の業務がどちらに近いかを見極めることが、遠回りをしないための第一歩です。

方法1：標準機能＋サンプルアプリ「商品見積書パック」で始める

kintoneには、見積業務向けに用意されたサンプルアプリ「商品見積書パック」があります。「見積書アプリ」と「商品リストアプリ」の2つがセットになっており、追加費用なしで利用できます。商品リストアプリに型番・商品名・単価などをあらかじめ登録しておけば、見積書アプリ側ではルックアップ機能で情報を呼び出すだけで済み、数量を入力すると自動で合計金額が計算される仕組みになっています。

初めてkintoneで見積管理を始める場合や、商品点数がある程度定型化されている業種（製造業・卸売業など）には、このサンプルアプリからのスタートが向いています。

方法2：自社フォーマットに合わせてゼロから設計する

既存の見積書フォーマットが決まっている場合や、社内独自の項目（原価・粗利率・値引き承認区分など）を管理したい場合は、ゼロからアプリを設計する方法が適しています。フィールドの追加・削除、テーブル（表）による明細行の可変対応、他アプリとのルックアップ連携など、業務に合わせて柔軟に組み立てられる点がkintoneの強みです。

見積書アプリのフィールド設計例（一覧表）

ゼロから見積書アプリを設計する際に、最低限押さえておきたいフィールド構成の例を以下にまとめました。自社の商材や商流に合わせて過不足を調整してください。

特に商品テーブルと計算フィールドの組み合わせは、見積管理アプリの精度を左右する重要な部分です。単価×数量を自動計算させることで、手計算によるミスを根本から防げます。

見積書をPDF化・印刷するには？プラグイン比較

kintoneの標準印刷機能は、レコード詳細画面をそのままのレイアウトで出力する仕様のため、見出しやボタンまで印刷されてしまい、自社フォーマットの見積書としてはそのまま使いにくいという制約があります。原価や粗利など、顧客に見せたくない項目を非表示にしたい場合も、標準機能だけでは対応が困難です。

⚠標準印刷機能の限界

• レコード詳細画面のレイアウトがそのまま出力される

• 自社独自の見積書フォーマットを再現できない

• 原価・粗利など非公開にしたい項目を隠して出力できない

そこで活用されているのが、帳票出力に特化した連携サービス（プラグイン）です。中でも代表的な「PrintCreator（プリントクリエイター）」は、使い慣れた見積書のPDFフォーマットをアップロードし、kintoneのデータをマウス操作で配置するだけで、ワンクリック出力できる帳票を作成できます。

⚠注意点
PrintCreatorをはじめとする多くの帳票プラグインは、kintoneの「スタンダードコース」以上の契約が前提となります。ライトコースを利用中の場合は、プラン変更の要否も含めて検討しましょう。

PrintCreatorの料金プラン（トヨクモ公式サイトの情報をもとに作成、税別・月額）

※30日間の無料お試し期間あり。料金は変更される場合があるため、契約前に必ず提供元の最新の料金ページをご確認ください。

見積〜請求までを一気通貫にする連携設計

見積管理を単体のアプリで完結させるのではなく、承認フローや請求書アプリと連携させることで、業務全体のリードタイムを大きく短縮できます。ここでは代表的な2つの仕組みを紹介します。

①プロセス管理による承認フローの電子化

▶プロセス管理の設定イメージ

• ステータスの種類を設定する（例：作成中→上長確認中→承認済み）

• 各ステータス間の遷移条件（アクション名・実行可能な担当者）を設定する

• 承認・却下時の通知先を設定し、対応漏れを防ぐ

金額が一定額を超える見積のみ上長承認を必須にするなど、条件によって分岐するフローも設定可能です。紙の稟議書や口頭確認に比べて、承認の証跡が自動で残る点も内部統制の観点で有効です。

②アクション機能で請求書アプリへ自動転記

承認済みの見積レコードから「アクション機能」を使うと、顧客名・商品明細・金額といった情報を、そのまま請求書アプリのレコードとしてコピーできます。見積と請求書で項目名やフィールドの種類を揃えておく必要がありますが、一度設定すればボタン1つで転記が完了するため、二重入力によるミスや工数を大幅に削減できます。

【事例】kintoneで見積対応時間を削減した中小企業のケース

※以下の事例は、実際のkintone導入現場でよくある業務課題をもとに、EDSエンターテインメント（環境デジタルソリューション株式会社）が編集・再構成したものです。特定の企業・団体を示すものではありません。

導入前の課題

設備工事業を営むある中小企業では、見積書をExcelで作成し、担当者ごとにフォルダ管理をしていました。見積の最新版がどれか分からなくなる、上長への確認をメールと口頭の二重で行っている、といった状態が常態化しており、繁忙期には見積の提示までに数日かかることもありました。

kintoneでの取り組み

商品リストアプリと見積書アプリをルックアップで連携させ、単価の手入力をなくしました。あわせてプロセス管理で「一定額以上は上長承認必須」というフローを設定し、承認状況を一覧画面で可視化しました。

結果

見積作成から提示までの流れが標準化されたことで、担当者による作業のばらつきが減り、承認待ちの案件も一覧ですぐに把握できるようになりました。同時に、見積内容の変更履歴が自動で残るようになったため、後から「言った・言わない」のトラブルを避けやすくなった点も、現場から評価されています。

kintone見積管理でよくある失敗パターンと対策

kintoneは自由度が高いからこそ、設計を誤ると「かえって使いにくいアプリ」になってしまうこともあります。ここでは、見積管理アプリでよく見られる失敗パターンと、その対策を紹介します。

失敗①：フィールドを増やしすぎて入力が煩雑になる

「念のため」で項目を追加し続けた結果、入力担当者の負担が増え、結局Excelに戻ってしまうケースがあります。まずは最低限必要な項目に絞り、運用しながら段階的に拡張するのが定石です。

失敗②：承認者が不在の際にフローが止まる

承認者を1名固定で設定してしまうと、出張や休暇のタイミングで見積が滞留してしまいます。代理承認者を設定できるようにする、または一定期間で自動リマインドを送る仕組みをあわせて検討しましょう。

失敗③：過去の見積の版管理があいまいになる

同じ顧客に対して何度も見積を出し直しているうちに、「どれが最新か」が分からなくなることがあります。見積番号の自動採番や、ステータス（有効／失効）フィールドの活用で、最新版を一目で判別できるようにしておくことが重要です。

失敗④：商品マスタの整備を後回しにしてしまう

ルックアップ機能は商品マスタの整備が前提です。マスタが整っていない状態でアプリだけ作ってしまうと、結局手入力が発生し、入力ミス防止という本来のメリットを活かせません。

導入前チェックリスト

kintoneで見積管理アプリを構築する前に、以下の項目を確認しておくと、手戻りの少ない導入が可能です。

• 現在の見積業務のフロー（作成→確認→承認→提示）を書き出せているか
• 商品・サービスのマスタデータ（型番・単価）を整理できているか
• 見積に必須の項目と、あると便利な項目を切り分けられているか
• 承認が必要な金額基準や、承認者・代理承認者を決められているか
• 見積書の出力フォーマット（自社デザイン）を用意できているか
• 契約中のkintoneプランが、想定するプラグインの利用条件を満たしているか
• 請求書アプリなど、連携させたい他アプリの有無を洗い出せているか

kintoneの料金プランと見積管理に必要なコース

kintone本体の料金プランは、以下の3コースです。

※価格は変更される場合があります。契約前に必ずkintone公式サイトの最新情報をご確認ください。

💡ポイント
見積書のPDF出力にPrintCreator等のプラグインを利用したい場合は、スタンダードコース以上の契約が前提となります。ライトコースで契約している場合は、プラン変更のタイミングもあわせて検討しましょう。

よくある質問（FAQ）

Q1.kintoneのライトコースでも見積管理アプリは作れますか？

はい、見積書アプリの作成・ルックアップ機能・プロセス管理による承認フローは、ライトコースの標準機能でも利用できます。ただし、自社フォーマットでのPDF出力など帳票プラグインを使いたい場合は、スタンダードコース以上への変更が必要です。

Q2.既存のExcel見積書のフォーマットをそのまま使えますか？

PrintCreatorなどの帳票プラグインを使えば、使い慣れたExcelやPDFのフォーマットを取り込み、kintoneのデータをそのレイアウトに反映させることが可能です。標準印刷機能のみの場合は、レコード詳細画面のレイアウトがそのまま出力されるため、既存フォーマットの再現は難しくなります。

Q3.承認フロー（プロセス管理）の設定は必須ですか？

必須ではありません。小規模なチームで担当者の裁量で見積を出す運用であれば、ステータス管理だけでも十分な場合があります。ただし、金額の大きい見積を扱う場合や、内部統制の観点からは、承認フローの導入をおすすめします。

Q4.見積書アプリと請求書アプリは別々に作るべきですか？

目的が異なるため、別アプリとして設計することを推奨します。1つのアプリに無理にまとめると、ステータス管理や権限設定が複雑になりがちです。アクション機能を使えば、アプリを分けていても見積から請求書への転記をスムーズに行えます。

Q5.見積管理アプリの構築は自社で内製できますか？

可能です。kintoneはノーコードで直感的に操作できるため、フィールドの追加程度であれば内製で対応できるケースも多くあります。一方で、承認フローの分岐設定や外部プラグインとの連携など、業務要件が複雑になるほど設計の勘所が必要になるため、専門家に相談しながら進めるとつまずきを減らせます。

Q6.見積管理アプリの導入にはどのくらいの期間がかかりますか？

サンプルアプリをベースに小さく始める場合は、数日〜1週間程度で運用を開始できることもあります。自社独自のフィールド設計や承認フロー、他アプリとの連携まで含める場合は、要件整理から本稼働まで数週間〜1か月程度を見込んでおくと安心です。

まとめ｜kintoneの見積管理はプロと進めるとスムーズ

kintoneを活用した見積管理は、Excelのような属人化を防ぎながら、承認フローや請求書アプリとの連携までノーコードで実現できる点が大きな魅力です。一方で、フィールド設計や承認フローの組み方を誤ると、かえって現場の負担が増えてしまうこともあります。

「自社に合った見積管理アプリをどう設計すればよいか分からない」「プラグイン選びで失敗したくない」という方は、専門家の伴走支援を受けながら進めることで、遠回りせずに運用を軌道に乗せられます。