kintone基本機能

「申請書が承認者のところで止まったまま動かない」
「誰が承認したのか、今どこまで進んでいるのか分からない」

そんな申請・承認業務の悩みを解決する手段として、kintoneのプロセス管理を使ったワークフロー改善が注目されています。ノーコードで申請から承認までの流れをアプリ上に再現でき、紙やメールでの回覧をやめて進捗を「見える化」できるのが大きな強みです。

ただし、kintoneで承認フローを組んだのにかえって承認が遅くなった、結局また紙に戻ってしまったという声も少なくありません。原因の多くは、機能の使い方ではなく「ワークフローの設計」にあります。

本記事では、ワークフローが「詰まる」原因の整理から、kintoneの標準機能であるプロセス管理を使った承認フローの作り方、直列・並列・条件分岐の設計パターン、標準機能でできること・できないこと、よくある失敗と対策、料金の目安までを実務目線で解説します。

kintoneのワークフロー改善とは？「承認フロー」との違いを整理

「ワークフロー改善」と「承認フロー」は、似た言葉ですが指す範囲が違います。ここを最初に整理しておくと、どこから手をつければよいかが明確になります。

ワークフロー改善＝申請から決裁までの「流れ全体」を見直すこと

ワークフローとは、申請・確認・承認・記録・通知といった一連の業務の流れそのものです。ワークフロー改善とは、この流れ全体を見直し、ムダな承認や差戻しの往復を減らして、早く正確に回る状態にする取り組みを指します。ツールを導入することが目的ではなく、業務の流れを整えることが本質です。

承認フロー＝そのなかの「承認ルート」のこと

承認フローは、ワークフローの中でも「誰が、どの順番で、何を基準に承認するか」という承認ルートの部分を指します。係長から課長、部長へと順に回すのか、金額によってルートを変えるのか。この承認ルートの設計が、ワークフロー改善の成否を大きく左右します。

改善の中心になるのがkintoneの「プロセス管理」機能

kintoneには、この承認ルートをアプリ上に設定できるプロセス管理という標準機能があります。レコード（申請データ）にステータス（申請中・承認待ちなど）と作業者（次に対応する人）を設定し、承認・却下・差戻しといったアクションボタンで次のステップへ進める仕組みです。プロセス管理を軸に、詰まらない承認フローをどう設計するかが、この記事の中心テーマになります。

なぜワークフローは”詰まる”のか？改善前に押さえる5つの原因

ツールを入れる前に、まず自社のワークフローが詰まっている原因を押さえておきましょう。原因を理解しないままkintoneに載せ替えると、紙のときの詰まりをそのまま再現してしまうからです。よくある原因は次の5つです。

1. 承認者が多すぎる：「念のため」で承認者を増やした結果、判子の数だけ時間がかかる。
2. 承認基準が人によって違う：何を見て承認すればよいかが曖昧で、承認者ごとに判断がブレる。
3. 承認者の不在で止まる：担当者が休むと承認が進まず、代理やエスカレーションのルールがない。
4. 申請の情報が足りず差戻しが多い：必要な項目が埋まっておらず、確認と差戻しの往復が発生する。
5. 今どこにあるか分からない：紙・メール・口頭が混在し、進捗が担当者の頭の中にしかない。

この5つの原因を、「回るワークフロー」と「止まるワークフロー」という視点で整理しています。自社がどちら寄りかを確認してみてください。

kintoneのワークフロー改善｜4ステップの進め方

原因が見えたら、次は改善の進め方です。いきなりkintoneを触り始めるのではなく、「棚卸し→そぎ落とし→構築→定着」の4ステップで進めることをおすすめしています。

STEP1：現状の申請・承認業務を棚卸しする

まずは対象の申請業務を書き出します。申請の種類、現在の承認ルート、平均で何日かかっているか、どこで止まりやすいかを洗い出しましょう。この段階で、前章の5つの原因のうち自社に当てはまるものが見えてきます。

STEP2：承認ルートを”そぎ落として”再設計する

棚卸しの結果をもとに、承認ルートを見直します。ポイントは承認者を増やす方向ではなく、減らす方向で考えることです。本当に承認が必要な人だけを残し、それぞれが「何を確認して承認するのか」という基準を言葉にします。金額や種別でルートを分けられる場合は、この段階で条件を決めておきます。

STEP3：プロセス管理で承認フローを構築する

設計が固まったら、kintoneのプロセス管理でステータス・作業者・アクション・条件分岐を設定します。具体的な操作は次章で解説します。設計してから作るという順番を守ることで、後からの作り直しを防げます。

STEP4：運用ルールを決めて定着させる

作って終わりにせず、運用ルールを決めます。承認者が不在のときの代理・エスカレーション、通知をどこまで出すか、承認済みレコードを編集ロックするか、月に一度リードタイムを振り返るか。定着させる仕組みまで設計して初めて、ワークフロー改善は完成します。

ここまでの4ステップを自社で進めるなかで、「棚卸しはできたが最適な承認ルートが描けない」「プロセス管理の設定でつまずいた」という場面も出てくるかもしれません。環境デジタルソリューション株式会社は、こうした設計から構築までの実作業をまるごとお任せいただける会社です。豊富な導入支援の経験をもとに、貴社の業務に合った「詰まらない承認フロー」をご提案します。無理なツール導入を勧めることはありませんので、現状のワークフロー診断だけでもお気軽にご利用ください。

kintoneで承認フローを作る具体手順【プロセス管理】

ここからは、kintoneのプロセス管理で承認フローを設定する手順を解説します。設定はアプリの管理画面から行います。

STEP1：アプリでプロセス管理を有効化する

承認フローを設定したいアプリの設定画面を開き、「プロセス管理」を有効にするにチェックを入れます。これで、そのアプリのレコードにステータスと作業者を持たせられるようになります。

STEP2：ステータス（申請中→承認待ち→承認済…）を設定する

申請が進む段階をステータスとして定義します。たとえば「未処理→申請中→一次承認待ち→最終承認待ち→承認済」のように、業務の流れがそのまま見える名前を付けるのがコツです。却下や差戻し用のステータスも用意しておきます。

STEP3：作業者（承認者）とアクションを設定する

各ステータスで次に対応する人（作業者）と、押せるアクションボタン（承認する・却下する・差し戻すなど）を設定します。作業者は特定のユーザーだけでなく、フィールドの値（申請者の上長など）から動的に指定することもできます。

STEP4：条件分岐で承認ルートを振り分ける

金額や申請種別に応じてルートを変えたい場合は、条件分岐を使います。たとえば10万円未満は課長承認まで、10万円以上は部長承認までといったように、フィールドの値で次のステータスや作業者を切り替えられます。少額の申請を上位者まで回さずに済むため、承認のスピードが上がります。

⚠設定時の注意

1. プロセス管理を後から有効化すると、既存レコードのステータスが空になる場合がある。運用開始前に設計を固め、必要ならステータスを一括更新する。
2. 運用開始後にステータスや作業者の設計を変更すると、進行中のレコードに影響が出る。承認が動き出す前に構成を確定させる。
3. 代理承認・申請の引戻し・多数決型の承認は標準機能では作り込みに限界がある。要件が複雑な場合は、早い段階でプラグインやカスタマイズの検討をおすすめする。

承認ルート設計の”型”｜直列・並列・条件分岐の使い分け

承認フローの設計に迷ったときは、3つの型に当てはめて考えると整理しやすくなります。実際の業務は、これらを組み合わせて設計します。

💡設計のポイント

1. 迷ったら「直列型」を基本にし、段数はできるだけ少なくする。承認は増やすほど遅くなる。
2. 並列型で「誰か1人でよい」ケースは、承認の停滞を防ぎやすい。全員承認は本当に必要な場合だけに絞る。
3. 条件分岐型は便利だが、分岐を増やしすぎると管理が複雑になる。分岐の基準は「金額」など誰が見ても同じ判断になるものにする。

kintoneの標準機能でできること・できないこと（承認フロー編）

プロセス管理は強力ですが、すべての承認パターンを標準機能だけで実現できるわけではありません。できる範囲とできない範囲を先に把握しておくと、導入設計を誤りません。

⚠標準機能の限界

1. 作業者（承認者）の変更はアプリの管理権限を持つ人しか行えないため、承認者の代理対応を手作業で回すのは負担が大きい。
2. 申請を承認前に取り下げる「引戻し」は、標準機能では手順が複雑で実務的に扱いにくい。
3. これらが頻繁に発生する業務では、gusukuCustomineのようなカスタマイズツールやプラグインの併用が現実的。

kintoneのワークフロー改善でよくある失敗パターンと対策

最後に、現場でよく見かける失敗パターンと対策をまとめます。導入前にチェックしておくと、遠回りを避けられます。

①紙の運用をそのまま電子化してしまう

紙のときの承認ルートをそのままkintoneに写すと、紙の詰まりまで一緒に持ち込んでしまいます。電子化の前に承認者と手順を見直すのが対策です。ツール化は「今のやり方の再現」ではなく「流れの作り直し」だと考えましょう。

②承認ルートを作り込みすぎて逆に遅くなる

条件分岐や承認段数を細かく作り込みすぎると、設定が複雑になり、例外対応のたびに管理者が手を入れる羽目になります。まずはシンプルな型で運用を始め、必要になった分岐だけ後から足すのが安全です。

③承認者が一部に集中してボトルネックになる

特定の役職者にすべての承認が集まると、その人が忙しいときに全体が止まります。金額による条件分岐で少額を下位者に委ね、承認の負荷を分散させましょう。誰か1人の承認で進む並列型も有効です。

④通知が多すぎて承認が放置される

全員に通知を出すと、自分に関係のない通知に埋もれて、肝心の承認依頼が見落とされます。条件通知で「自分が動くべき時だけ」届くように絞り込むことで、通知が意味を持つようになります。

⑤ライセンスのない社員が承認に絡めず止まる

kintoneのアカウントを持たない社員が承認ルートに含まれると、その工程で流れが止まります。承認に関わる人の範囲を先に確認し、必要なら外部連携サービスやフォーム連携でカバーする設計にしておきましょう。

承認フローを強化するおすすめプラグイン・連携サービス

標準機能では難しい代理承認や複雑な分岐、リマインドの自動化は、プラグインや連携サービスで補えます。いずれもスタンダードコース以上が前提となる点に注意してください。

複雑な承認ルートに対応するプラグイン

多段階の分岐・合流や代理承認、多数決型の承認など、標準機能では作り込みに限界がある要件は、gusukuCustomine（アールスリーインスティテュート）のようなカスタマイズツールで実現できます。ノーコードに近い形で、標準機能を超えた承認ロジックを組める点が特長です。

通知・リマインドを強化する連携サービス

承認の放置を防ぐには、未処理の申請を承認者へ自動でリマインドする仕組みが有効です。kintoneに登録された情報をもとにメール送信を自動化する連携サービスなどを組み合わせると、督促の手間を減らせます。

⚠プラグイン選定時の注意

1. プラグイン・API連携・JavaScriptカスタマイズはスタンダードコース以上が前提。ライトコースでは利用できない。
2. プラグインや連携サービスの料金・仕様は改定されることがあるため、契約前に必ず公式ベンダーの最新情報を確認する。
3. 複数を組み合わせると月額費用が積み上がりやすい。自社に本当に必要な機能から段階的に導入するのが安全。

【事例】kintoneでワークフロー改善を実現した企業の取り組み

※以下の事例は、実際のkintone導入現場でよくある業務課題をもとに、環境デジタルソリューション株式会社が編集・再構成したものです。特定の企業・団体を示すものではありません。

事例1：製造業C社（従業員60名）—稟議の停滞を解消

C社では、備品や外注の稟議を紙で回覧し、係長・課長・次長・部長・役員の5名が順番に承認していました。誰か1人が出張や会議で不在になると承認が1週間近く止まることも珍しくありませんでした。

kintoneのプロセス管理で承認フローを組み直し、承認者を3名に絞ったうえで、金額10万円未満は課長承認まで、10万円以上は部長承認までという条件分岐を設定しました。あわせて、承認待ちの申請だけが承認者に通知される設計にしたところ、稟議のリードタイムが大きく短縮され、承認の滞留も解消されています。

事例2：人材サービスD社（従業員30名）—多段階承認の属人化を解消

D社では、取引先との契約審査を特定のベテラン担当者の記憶と経験に頼って進めていました。その担当者が不在のときに審査が誰にも進められず止まってしまうことが課題でした。

承認フローをプロセス管理で可視化し、各ステータスで確認すべき項目をアプリ上に明記しました。これにより、審査の基準が担当者の頭の中からチーム全体の共有情報へと移り、特定の人に依存しない承認体制が実現しています。

事例3：建設業E社（従業員45名）—現場からのスマホ申請で差戻しを削減

E社では、現場からの資材発注を紙とFAXでやり取りしており、記入漏れによる差戻しと再申請の往復が頻発していました。承認者も、どの申請が未処理か把握しづらい状態でした。

スマートフォンから申請できるようにし、必要な項目を入力しないと申請できない設計に変更したところ、記入漏れが減り、差戻しの往復が大幅に削減されました。承認者も一覧画面で未処理の申請をすぐ確認できるようになり、現場と事務所のやり取りがスムーズになっています。

ワークフロー改善を始める前のチェックリスト

✅導入前チェックリスト

• 対象の申請業務を棚卸しし、現在の承認ルートとリードタイムを把握したか
• 「念のため」の承認者を洗い出し、必要最小限まで絞り込んだか
• 各承認者が「何を確認して承認するか」の基準を言語化したか
• 金額や種別で承認ルートを分ける条件を決めたか
• 承認者が不在のときの代理・エスカレーションのルールを決めたか
• 通知を「自分が動くべき時だけ」に絞る条件通知を設計したか
• 代理承認・引戻しなど標準機能で難しい要件がないか確認し、必要ならプラグインを検討したか

kintoneの料金プランと承認フロー構築にかかる費用感

kintone本体の料金プランは、ライト・スタンダード・ワイドの3コースです（2026年8月時点、税抜表示）。プロセス管理そのものは標準機能ですが、プラグインやAPI連携で承認フローを拡張する場合はスタンダードコース以上が必要になります。

承認フローを本格的に運用し、プラグインや外部連携で拡張していくならスタンダードコース以上が前提になります。料金は改定される可能性があるため、契約前に必ずkintone公式サイトで最新情報をご確認ください。

よくある質問（FAQ）

Q1.kintoneの標準機能だけで承認フローは作れますか？

はい。プロセス管理を使えば、ステータス・承認者・条件分岐まで標準機能で設定できます。ただし、代理承認・申請の引戻し・多数決型の承認などは標準機能では難しく、プラグインやカスタマイズが必要になります。

Q2.プロセス管理はライトコースでも使えますか？

プロセス管理はkintoneの標準機能で、ライトコース・スタンダードコースのいずれでも利用できます。ただし、プラグインやAPI連携による拡張はスタンダードコース以上が必要です。最新の対応状況は公式サイトでご確認ください。

Q3.承認者が不在のときに承認を止めないようにするには？

事前に代理承認やエスカレーションのルールを決めておくことが基本です。標準機能では作業者の変更にアプリ管理権限が必要なため、代理対応が頻繁に発生する場合は、プラグインで代理承認を自動化する方法が現実的です。

Q4.金額によって承認ルートを変えられますか？

はい。条件分岐を使えば、金額フィールドの値に応じて次の承認者やルートを自動で振り分けられます。少額は課長まで、高額は役員までといった設計が可能です。

Q5.既存の紙やExcelの承認をそのままkintoneにできますか？

移行自体は可能ですが、紙のフローをそのまま写すと非効率まで引き継いでしまいます。まずは承認者の棚卸しとルートの見直しを行い、流れを整えてから電子化するのがおすすめです。

Q6.導入にはどれくらいの期間がかかりますか？

シンプルな承認フローであれば、要件整理から運用開始まで数週間程度で構築できるケースが多いです。複雑な条件分岐やプラグイン・外部連携を含む場合は、要件定義の内容に応じて期間が変動します。

まとめ｜kintoneのワークフロー改善は「承認ルートの設計」で決まる

kintoneのワークフロー改善は、機能の使い方よりも承認ルートをどう設計するかで成否が決まります。まずはワークフローが詰まる原因を押さえ、承認者を必要最小限に絞ること。そのうえで直列・並列・条件分岐の型を使い分け、プロセス管理で承認フローを構築し、通知や運用ルールまで整えれば、申請から承認までがスムーズに回る仕組みができあがります。

逆に、紙のフローをそのまま電子化したり、承認ルートを作り込みすぎたりすると、せっかく導入したのに承認がかえって遅くなるという失敗につながります。「設計してから作る」という順番を守ることが、遠回りを避ける近道です。

とはいえ、「自社の承認フローをどう設計すればよいか分からない」「標準機能で足りるのか、プラグインが必要なのか判断できない」という声も少なくありません。そんなときは、kintoneに精通した専門家に相談しながら進めるのが確実です。

環境デジタルソリューション株式会社では、業務の棚卸しから承認ルートの設計、プロセス管理の構築、プラグイン選定、運用定着までを一貫してサポートしています。「詰まらない承認フローを自社に合わせて作りたい」「今のワークフローのどこを直せばよいか診断してほしい」といったご相談は、環境デジタルソリューション株式会社へぜひお気軽にお問い合わせください。貴社の業務にフィットしたkintone活用を、伴走しながらご提案します。